BCP et communication en cas de crise

En cas d'activation du BCP, les responsables BCP doivent appliquer strictement les procédures de leur propre BCP. Mais tous les membres du personnel, y compris les collègues qui ne sont pas directement repris dans le plan, doivent bien connaître les directives, en particulier celles relatives à la communication interne et externe.Il est très important que vous sachiez tous comment vous parviendront les informations et les instructions nécessaires et quelle attitude adopter vis-à-vis d'éventuels contacts avec la presse.

COMMUNICATION INTERNE

En cas d'activation du BCP, les informations vous seront transmises via les médias suivants :
 

  • par mail ou, si le réseau informatique est en panne, au moyen d'affiches placées aux endroits stratégiques du bâtiment et envoyées par fax aux différentes implantations de la Loterie Nationale ;
  • par fax et/ou par des affiches placées sur les portes d'entrée des bâtiments de la Loterie Nationale ;
  • par le signal d'alarme sonore (sirène) en cas d'évacuation.Le message diffusé par mail, par fax et/ou au moyen d'affiches indiquera le type de BCP qui est activé (Belliard, Jette ou bureau régional) ainsi que le(s) département(s) concerné(s) et les dispositions à prendre.
     

Dès que le Crisis Management Team les aura contactés, les responsables BCP concernés devront se rendre au centre back up indiqué dans leur BCP. Ces responsables ainsi que le management seront ensuite régulièrement informés de l'évolution de la situation par mail et par téléphone.

Les membres du personnel qui ne sont pas nommément impliqués dans le BCP de leur service devront attendre les instructions. En fonction de la nature et de la gravité de la crise, il se peut que l'on vous demande de rentrer à la maison et de rester à la disposition de vos collègues. Vous devrez vous-mêmes faire la démarche de vous informer régulièrement de l'évolution de la situation via les médias suivants :

 

  • Téléphone : Si le bâtiment de la rue Belliard devait être localement ou partiellement inutilisable ou inaccessible, les collègues concernés devront se déplacer vers le Centre de distribution de Jette. Vous pourrez alors vous informer via le 02/238 46 45 (l'appel sera automatiquement dévié vers la communication interne à Jette) ;Si le bâtiment au Centre de distribution de Jette devait être localement ou partiellement inutilisable ou inaccessible, les collègues concernés devront se déplacer à Belliard. Vous pourrez alors vous informer via le 02/475 32 50 (l'appel sera automatiquement dévié vers la réception de la rue Belliard) ;
  • Web : via la page « BCP » du site Web de la Loterie Nationale : www.loterie-nationale.be/BCP ;
  • Courrier postal : en cas de crise, veuillez vérifiez quotidiennement votre courrier personnel.En cas de problème dans un bureau régional, les collaborateurs du bureau seront informés par téléphone par leur responsable ou par la communication interne. Le BR de Bruxelles servira de centre back up pour les bureaux régionaux. Et comme les autres services de Jette, le BR de Bruxelles se rendra quant à lui à Belliard.

COMMUNICATION EXTERNE / ATTITUDE À ADOPTER VIS-À-VIS DES JOURNALISTES

Tout contact avec les médias se déroulera de manière professionnelle, ceci afin de ne pas nuire à l'image de la Loterie Nationale. En cas de crise affectant la Loterie Nationale, il se pourrait que certains d'entre vous soient contactés par des journalistes (par téléphone, à l'entrée de nos bâtiments, etc.). Dans ce cas, il vous est demandé de respecter les mêmes règles qu’en temps normal : ne donner aucun commentaire et mettre les journalistes immédiatement en contact avec les porte-parole de la Loterie Nationale :